Vous venez de créer une entreprise, ou un client, une banque ou un fournisseur vous réclame un « Kbis ». Le terme revient dans presque toutes les démarches professionnelles, mais il recouvre en réalité plusieurs documents selon votre statut. Voici de quoi il s’agit, à quoi il sert et où le récupérer.
Kbis : qu’est-ce que c’est exactement ?
Le Kbis est l’extrait officiel du registre du commerce et des sociétés (RCS). Il prouve qu’une entreprise est bien immatriculée et existe juridiquement. Il est délivré par le greffe du tribunal de commerce, et la lettre « K » vient du nom historique de ce document, tandis que « bis » désigne l’extrait destiné aux personnes morales.
Concrètement, ce document d’une page reprend l’identité de l’entreprise : dénomination, numéro SIREN, forme juridique, adresse du siège, date d’immatriculation, activité déclarée, capital social et nom du ou des dirigeants. Il est mis à jour à chaque modification enregistrée au RCS, ce qui en fait une photographie fiable de la situation légale de la société à la date où vous l’éditez.
Kbis, extrait K, extrait D1 : quel document pour quel statut ?
Le mot « Kbis » est souvent employé à tort pour tous les entrepreneurs. Or le document change selon la forme juridique et la nature de l’activité. Une société reçoit un extrait Kbis, un commerçant en nom propre reçoit un extrait K, et un artisan inscrit au répertoire des métiers dispose d’un extrait D1.
| Statut | Document | Registre |
|---|---|---|
| Société (SAS, SARL, SA, EURL…) | Extrait Kbis | RCS |
| Commerçant en nom propre, micro-entrepreneur commerçant | Extrait K | RCS |
| Artisan, micro-entrepreneur artisan | Extrait D1 | Répertoire des métiers |
| Profession libérale en micro-entreprise | Aucun extrait (avis de situation SIRENE) | Pas d’inscription au RCS |
Un micro-entrepreneur n’a donc pas systématiquement un Kbis : tout dépend de son activité. Celui qui vend des marchandises ou fournit des prestations commerciales obtient un extrait K, l’artisan un extrait D1, et le professionnel libéral n’a ni l’un ni l’autre. Dans ce dernier cas, l’avis de situation au répertoire SIRENE sert de justificatif.
À quoi sert un Kbis ?
Le Kbis est la carte d’identité de l’entreprise. On vous le demande chaque fois qu’un interlocuteur doit s’assurer que vous existez légalement et que vous avez le pouvoir d’engager la société.
Les situations les plus courantes sont les suivantes :
- l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ou une demande de crédit ;
- la signature d’un contrat avec un client ou un fournisseur, surtout lors d’une première collaboration ;
- la réponse à un appel d’offres ou à un marché public ;
- la souscription d’une assurance, d’un bail commercial ou d’un contrat de leasing ;
- l’inscription sur une plateforme de vente ou de paiement en ligne.
Il permet aussi de vérifier un partenaire avant de travailler avec lui : en consultant son extrait, vous contrôlez qu’il est actif, qui le dirige et à quelle adresse il est domicilié.
Les 3 mois de validité : une habitude, pas une loi
Aucun texte ne fixe la durée de vie d’un Kbis. La règle des trois mois est une convention : banques, administrations et donneurs d’ordre exigent en général un extrait de moins de trois mois pour être sûrs que les informations sont à jour. Certains acceptent davantage, d’autres moins, alors vérifiez ce qu’on vous demande.
Comment obtenir un extrait Kbis en ligne ?
Pas besoin de se déplacer au greffe : suivez les démarches pour un Kbis gratuit selon votre statut. La demande se fait en ligne en quelques minutes, et le document est au format PDF, avec un code de vérification qui permet à votre destinataire d’en contrôler l’authenticité.
Pour une société
Rendez-vous sur Infogreffe, saisissez le nom de la société ou son numéro SIREN, puis choisissez l’extrait Kbis. Le document est payant, pour quelques euros, et il est envoyé par e-mail dès le règlement. Les informations proviennent du registre national des entreprises (RNE), tenu par l’INPI, qui centralise désormais les données légales des entreprises.
Pour un entrepreneur individuel
Les commerçants en nom propre et les micro-entrepreneurs peuvent télécharger leur extrait K ou D1 gratuitement depuis leur espace sur le guichet unique des formalités d’entreprises, géré par l’INPI. C’est la voie à privilégier : inutile de payer sur un site tiers pour un document que vous pouvez obtenir sans frais.
Méfiez-vous des sites qui se présentent comme officiels mais facturent des montants élevés pour « traiter » votre demande, et lisez notre guide pour éviter les arnaques au Kbis. Les sources fiables restent Infogreffe, le guichet unique de l’INPI et les greffes eux-mêmes.
Durée de validité, coût et entreprises concernées
Sur le plan pratique, retenez trois repères. La durée de validité usuelle est de trois mois, le coût va de la gratuité pour les entrepreneurs individuels à quelques euros pour une société, et seules les entreprises inscrites au RCS ou au répertoire des métiers disposent de cet extrait.
Une entreprise en cours de création n’en a pas encore : il faut attendre la fin de l’immatriculation, qui s’accompagne de la remise du premier extrait. Et si vous modifiez votre adresse, votre dirigeant ou votre objet social, la mise à jour au registre doit précéder l’édition d’un nouvel extrait, sinon il reflétera l’ancienne situation.
Marchés publics : le Kbis n’est plus toujours à fournir
Pour répondre à un marché public, l’acheteur peut souvent retrouver lui-même les informations de votre entreprise grâce à votre numéro SIREN, sans que vous ayez à joindre un extrait. Relisez le règlement de consultation pour savoir ce qui est réellement exigé.
Les erreurs à éviter avec le Kbis
La première confusion consiste à demander un Kbis alors qu’on est artisan ou micro-entrepreneur libéral : l’extrait n’existera pas, ou portera un autre nom. La seconde est d’envoyer un document trop ancien, qui sera refusé par la banque ou le client. Enfin, il vaut mieux télécharger l’extrait au moment du besoin plutôt que de le conserver pendant des mois en pensant qu’il restera accepté.
En résumé, le Kbis prouve l’existence légale d’une société ou d’un commerçant. Identifiez d’abord votre statut, récupérez le bon extrait auprès d’Infogreffe ou du guichet unique de l’INPI, et vérifiez sa date avant de l’envoyer.
