Pour obtenir le Kbis de votre société, inutile de payer un site intermédiaire. Les services publics fournissent aujourd’hui un document équivalent sans frais, en quelques clics, depuis le registre national des entreprises (RNE) tenu par l’INPI. Reste à savoir quel document correspond à votre situation : tout le monde n’a pas droit à un extrait Kbis au sens strict.
Voici le résumé des démarches selon le statut, avant le détail pas à pas.
| Statut | Document à demander | Où l’obtenir |
|---|---|---|
| Société commerciale (SAS, SARL, SASU, EURL) | Extrait Kbis (extrait d’immatriculation au RCS) | monIdenum, INPI, annuaire des entreprises |
| Commerçant en nom propre | Extrait K | monIdenum, INPI, Infogreffe |
| Artisan | Extrait D1 ou extrait RNE | INPI, annuaire des entreprises |
| Micro-entrepreneur, profession libérale | Extrait RNE ou avis de situation Sirene | Annuaire des entreprises, site de l’Insee |
Qu’est-ce qu’un extrait Kbis (ou extrait K) et qui est concerné ?
L’extrait Kbis est la carte d’identité de l’entreprise. Il atteste de son existence légale et reprend les informations déposées lors de son immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) : dénomination, forme juridique, capital, adresse du siège, activité, numéro SIREN et identité des dirigeants.
Le « K » désigne les sociétés commerciales, tandis que l’extrait K (sans « bis ») concerne les commerçants exerçant en nom propre. Ces deux documents sont délivrés par le greffe du tribunal de commerce à partir des données du RCS, désormais centralisées dans le RNE.
Les artisans relèvent du répertoire des métiers et reçoivent un extrait D1. Les professions libérales, elles, ne sont pas immatriculées au RCS : elles n’ont donc pas de Kbis, mais peuvent prouver leur existence avec un avis de situation Sirene.
Comment obtenir le Kbis de son entreprise gratuitement en ligne
Depuis la mise en place du guichet unique, la procédure se fait à 100 % en ligne et sans paiement, un guichet déjà évoqué dans notre article sur la création d’entreprise avec Scalora Business. Trois portails officiels couvrent la plupart des besoins, et le choix dépend surtout de votre rôle dans l’entreprise.
Via monIdenum, l’INPI ou Infogreffe : les démarches pas à pas
Le dirigeant d’une société dispose de deux voies gratuites. La première passe par monIdenum, le compte personnel qui centralise les documents d’identité de l’entreprise. Voici la marche à suivre :
- Créez ou ouvrez votre compte sur monIdenum avec une adresse mail et une pièce d’identité.
- Rattachez votre entreprise grâce à son numéro SIREN.
- Choisissez l’extrait Kbis dans la liste des documents disponibles.
- Téléchargez le PDF, daté et horodaté, prêt à être transmis.
La seconde voie consiste à consulter la fiche de l’entreprise sur le site de l’INPI (data.inpi.fr) ou sur l’annuaire des entreprises. Vous y téléchargez l’extrait d’immatriculation issu du RNE, qui a la même valeur juridique qu’un Kbis pour la plupart des démarches. Aucun compte n’est nécessaire pour cette consultation.
Infogreffe reste une option, mais les extraits y sont en général payants, pour quelques euros. Cela peut servir si un partenaire exige un format particulier ou une version certifiée conforme, par exemple avec un cachet du greffe.
Cas particuliers : artisans, professions libérales et micro-entrepreneurs
Un micro-entrepreneur (ou auto-entrepreneur) ne dispose généralement pas d’un extrait Kbis comme une société. Selon son activité, il obtient un extrait d’immatriculation au RNE, téléchargeable sur l’annuaire des entreprises à partir de son SIREN, ou un avis de situation Sirene délivré par l’Insee. Ce dernier se télécharge gratuitement et suffit dans la majorité des cas pour une banque, un client ou une plateforme.
L’artisan demande son extrait D1 ou son extrait RNE, accessible par les mêmes portails. Quant à la profession libérale, elle présente son avis de situation Sirene, puisqu’elle n’a pas d’inscription au RCS. Si un interlocuteur réclame « un Kbis » à tort, mieux vaut lui expliquer que ces documents remplissent le même rôle.
Comment obtenir le Kbis d’une autre entreprise ?
Les informations du RCS sont publiques : n’importe qui peut donc consulter la fiche d’une société sans être son dirigeant. Il suffit de saisir le nom ou le numéro SIREN de l’entreprise sur l’annuaire des entreprises ou sur data.inpi.fr, puis de télécharger l’extrait d’immatriculation en PDF.
C’est pratique pour vérifier un futur fournisseur, un client ou un prestataire avant de signer un contrat. Vous y voyez l’état de l’immatriculation, l’activité déclarée, l’adresse du siège et le nom du représentant légal. Un document obtenu auprès d’Infogreffe peut être payant, mais la consultation de base reste gratuite.
À quoi sert le Kbis et quelle est sa durée de validité ?
Ce document sert de preuve officielle partout où l’on doit justifier de l’existence de l’entreprise : ouverture d’un compte bancaire professionnel, réponse à un appel d’offres, signature d’un contrat, demande de prêt, inscription sur une marketplace ou dossier auprès d’une administration. Il rassure aussi les partenaires sur l’identité du dirigeant et sur le pouvoir de signature.
Le Kbis n’a pas de date d’expiration légale, mais la plupart des organismes exigent un extrait datant de moins de 3 mois. Certains marchés publics ou banques vont jusqu’à demander moins d’un mois. Comme le téléchargement est gratuit, le plus sûr est d’en générer un nouveau à chaque dossier plutôt que de réutiliser un ancien fichier.
Arnaque au Kbis : comment éviter les sites payants non officiels
Une simple recherche en ligne fait remonter des sites qui facturent des dizaines d’euros pour un document disponible sans frais. Certains imitent les couleurs des administrations, d’autres vendent des abonnements cachés ou récupèrent vos données personnelles. L’arnaque est d’autant plus efficace que la page paraît officielle et que la demande est pressée par une échéance.
Faux site de Kbis : 3 signaux qui doivent vous alerter
Un nom de domaine qui ne se termine ni par .gouv.fr ni par un portail institutionnel connu (INPI, Infogreffe, Insee). Des « frais de service » ou un abonnement ajoutés au prix d’un extrait. Une demande de carte bancaire pour un document qui s’affiche normalement en libre accès. Dès qu’un de ces éléments apparaît, fermez la page et repartez de l’annuaire des entreprises.
Prenez l’habitude de saisir directement l’adresse du portail officiel plutôt que de cliquer sur une publicité. Si vous avez déjà payé un site douteux, contactez votre banque pour contester le débit et signalez la plateforme à la DGCCRF. Pour la suite, gardez en tête que le document que vous cherchez, qu’il s’appelle Kbis, extrait K ou extrait RNE, ne devrait jamais vous coûter plus que quelques minutes.
